KSeF dla WooCommerce pozwala połączyć zamówienie, dane nabywcy, fakturę PDF, strukturę XML FA(3), wysyłkę do KSeF i UPO w jednym procesie działającym wewnątrz WordPressa.
Jeżeli szukasz gotowego rozwiązania, zobacz wtyczkę GLWC – KSeF Faktury dla WooCommerce. Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda automatyzacja i które elementy warto sprawdzić przed wdrożeniem.
Jak działa integracja WooCommerce z KSeF?
- Klient składa i opłaca zamówienie w WooCommerce.
- Wtyczka rozpoznaje, czy zamówienie zawiera NIP albo zagraniczny numer VAT.
- Dla B2B powstają PDF i XML FA(3), a dokument przechodzi walidację XSD i może zostać wysłany do KSeF.
- Dla B2C bez NIP/VAT może powstać faktura PDF bez wysyłki do KSeF.
- Status, numer KSeF, UPO i dokumenty są zapisywane przy zamówieniu i na wspólnej liście faktur.
Faktury B2B i B2C w jednym sklepie
Sklep nie musi utrzymywać dwóch odrębnych procesów. Zamówienia firmowe mogą przejść przez obieg KSeF, natomiast zamówienia konsumenckie pozostają w ścieżce PDF bez niepotrzebnego wysyłania dokumentu do KSeF. Administrator zachowuje również możliwość ręcznego wystawienia dokumentu z poziomu zamówienia.
Korekty na podstawie refundów WooCommerce
Refund obejmujący produkty, dostawę albo opłaty może uruchomić korektę powiązaną z fakturą pierwotną. Jeżeli pozycje refundu nie dają się jednoznacznie dopasować, bezpieczniej jest zatrzymać dokument do decyzji administratora niż wygenerować błędną korektę. Wtyczka GLWC zapewnia taki kontrolowany etap oraz potrafi wznowić korektę po uzyskaniu numeru KSeF faktury pierwotnej.
OFFLINE24, statusy i UPO
Chwilowy brak połączenia z KSeF nie musi oznaczać utraty dokumentu. Opcjonalny OFFLINE24 zapisuje dokument w kolejce, wyznacza termin ponowienia i pozwala wykonać ponowną wysyłkę automatycznie, ręcznie albo zbiorczo. W panelu pozostają widoczne statusy, numer KSeF i UPO.
Operacje zbiorcze dla księgowości
Przy większej liczbie zamówień znaczenie mają nie tylko pojedyncze przyciski. Przydatne są miesięczne eksporty CSV, paczki ZIP z PDF albo kompletem PDF/XML/UPO, generowanie brakujących plików, zbiorcza synchronizacja statusów oraz kontrolowana wysyłka wielu dokumentów.
Bezpieczeństwo dokumentów i danych dostępowych
Dokumenty księgowe nie powinny być dostępne pod łatwym do odgadnięcia publicznym adresem. Wtyczka przechowuje pliki w chronionym katalogu, używa nieprzewidywalnych nazw oraz podpisanych linków z terminem ważności. Token KSeF i dane licencji są przechowywane w formie zaszyfrowanej.
Zgodność i wymagania
- WordPress 6.5 lub nowszy;
- WooCommerce 8.2 lub nowszy;
- PHP 7.4 lub nowszy, OpenSSL i GMP;
- HTTPS i działający WP-Cron albo zewnętrzny cron;
- poświadczenia KSeF dla środowiska TEST lub PROD;
- zgodność z HPOS, klasycznym checkoutem i WooCommerce Checkout Blocks.
Sprawdź gotową wtyczkę KSeF dla WooCommerce
Pełny opis funkcji, ekranów, wymagań i modelu licencji znajduje się na stronie GLWC – KSeF Faktury dla WooCommerce.